Das Meeting lief gut. Alle waren dabei. Und dann? Drei Tage später fragt jemand: „Wer macht das nochmal?“ – Stille. Dabei braucht es keine große Software und kein Spezialwissen, um das zu ändern. Nur einen guten Prompt und zwei Minuten Zeit.

Protokolle schreiben nervt. Entweder macht es niemand, oder jemand verbringt eine halbe Ewigkeit damit, das Gespräch aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Das muss nicht so sein – KI kann das übernehmen. Und zwar sofort, ohne große Vorkenntnisse.

Zwei Szenarien, die jeder kennt

So geht’s – der Prompt zum Kopieren

KI-Tools wie ChatGPT oder Claude sind mittlerweile für jeden zugänglich. Der Trick liegt nicht im Tool selbst, sondern darin, wie man ihm sagt, was man haben will.

Wer einfach schreibt „Fasse das zusammen“, bekommt einen nichtssagenden Textblock zurück. Wer dem KI-Tool eine klare Struktur vorgibt, bekommt ein echtes, nutzbares Protokoll – in Sekunden.

Das Rezept: Einfach den Prompt einfügen und loslegen

Alles, was Sie brauchen: das Transkript Ihres Meetings. Das liefern Teams, Zoom oder einfache Aufnahme-Apps wie Otter.ai automatisch. Den Rest übernimmt dieser Prompt:

Kontext:
Du agierst als hochqualifizierter Project Management Officer (PMO).
Deine Aufgabe ist es, aus dem beigefügten Meeting-Transkript
die operative Essenz zu extrahieren.

Aufgabe:
Erstelle drei spezifische Sektionen:

1. Management Summary
   → Maximal 3 Sätze zum Kernziel des Meetings.

2. Entscheidungs-Matrix
   → Liste alle final getroffenen Entscheidungen auf.
     (Was wurde beschlossen?)

3. Action-Item-Tabelle
   → Tabelle mit den Spalten:
     [Aufgabe] | [Verantwortlich] | [Deadline] | [Status/Priorität]

Leitplanken:
Ignoriere Smalltalk, Begrüßungen und Abschweifungen.
Wenn ein Verantwortlicher nicht explizit genannt wurde,
schreibe „Zu klären".

// ↓ Hier Ihr Transkript einfügen
Input: [Transkript]

Prompt kopieren, Transkript unten einfügen, abschicken. Fertig. Was zurückkommt, ist ein sauberes Protokoll mit klaren Aufgaben – ohne dass jemand eine Minute damit verbringen muss, das Gespräch aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Warum das wirklich einen Unterschied macht

• 01
  Kein Vergessen mehr Die KI liest das gesamte Transkript – nicht nur das, woran man sich zufällig erinnert. Kein wichtiger Punkt geht unter, keine Aufgabe wird übersehen.
• 02
  Klare Aufgaben, sofort verteilt Wenn das Protokoll wenige Minuten nach dem Meeting im Postfach landet, weiß jeder sofort, was er zu tun hat. Keine Rückfragen, keine Missverständnisse.
• 03
  Auch Nicht-Dabei-Gewesene sind im Bild Wer nicht teilnehmen konnte, liest sich in 30 Sekunden ein. Kein Extra-Gespräch nötig, um alle auf denselben Stand zu bringen.

Fazit: Ein guter Einstieg in KI, der sofort etwas bringt

Protokolle schreiben ist eine der Tätigkeiten, bei denen KI wirklich glänzt – weil sie klar strukturiert, wiederholbar und zeitaufwendig ist. Genau das, wofür KI-Tools gemacht sind.

Probieren Sie es beim nächsten Meeting einfach aus. Kein Abo, keine große Einrichtung – nur ein Transkript, der Prompt von oben, und ein KI-Tool Ihrer Wahl. Die ersten Ergebnisse sprechen für sich.